W ostatnich dniach kwietnia bieżącego roku w Powiecie Zielonogórskim odbyło się istotne szkolenie dotyczące elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD RP). Wydarzenie to, zorganizowane przez Starostwo Powiatowe w Zielonej Górze, miało na celu zapoznanie uczestników z nowoczesnym systemem zarządzania dokumentacją oraz jego kluczowymi funkcjonalnościami.
Wprowadzenie do nowoczesnego zarządzania dokumentacją
Szkolenie poprowadzili eksperci z Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowego Instytutu Badawczego NASK, Małgorzata Baka i Piotr Reszczyński. Program został skonstruowany w sposób praktyczny i zrozumiały, co pozwoliło uczestnikom na dokładne poznanie funkcji systemu EZD RP.
Grupy docelowe szkolenia
W szkoleniu wzięli udział przedstawiciele różnych szczebli administracji: zarząd powiatu zielonogórskiego, kierownictwo wydziałów Starostwa Powiatowego oraz dyrektorzy jednostek organizacyjnych. Obecni byli również pracownicy wyznaczeni do roli koordynatorów wdrażania systemu oraz pracownicy punktów kancelaryjnych. Każda z tych grup miała swoje specyficzne potrzeby, które program szkolenia uwzględniał.
Zakres tematyczny szkolenia
Program szkoleniowy obejmował szeroki wachlarz tematów, takich jak dekretacja i realizacja pism, podpisywanie dokumentów elektronicznych, rejestracja wpływów, obsługa korespondencji w różnych formach, prowadzenie spraw w systemie oraz wyszukiwanie i archiwizacja dokumentów. Uczestnicy mieli również okazję zapoznać się z obsługą aplikacji NASK-DESK, skanowaniem dokumentów i wykorzystaniem kodów kreskowych.
Praktyczne korzyści i przyszłe obowiązki
System EZD RP, który ma być obowiązkowy dla wszystkich jednostek samorządowych do 2028 roku, przynosi liczne korzyści. Dla urzędów oznacza to usprawnienie obiegu dokumentów i redukcję zużycia papieru. Pracownicy zyskają na łatwiejszej organizacji pracy, a mieszkańcy mogą liczyć na szybsze i bardziej przejrzyste procedury obsługi spraw.
Podziękowania i zaangażowanie uczestników
Podczas szkolenia starosta zielonogórski Tadeusz Pająk wyraził uznanie dla trenerów z NASK za ich wkład w przekazanie praktycznej wiedzy oraz wsparcie w procesie wdrażania systemu. Warto podkreślić, że szkolenie było bezpłatne, a jego uczestnicy wykazali się dużym zaangażowaniem.
Kolejne kroki ku pełnej implementacji
Przed administracją stoi wyzwanie praktycznego wdrożenia systemu EZD RP, co wymagać będzie dalszej pracy organizacyjnej. Jest to jednak ważna zmiana, która przyniesie wiele korzyści. Szkolenie to było częścią większego projektu wspieranego przez Ministerstwo Cyfryzacji i realizowanego w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, finansowanego ze środków Unii Europejskiej.
Źródło: Starostwo Powiatowe w Zielonej Górze